Política de Privacidad y Seguridad

1. Introducción y Compromiso

En ChatListMode, la seguridad de la información y la protección de los datos personales de nuestros usuarios y sus clientes son nuestra máxima prioridad. Este documento establece nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y Términos de Uso, diseñada en estricto cumplimiento con la normativa legal vigente en Colombia y los estándares internacionales de seguridad.

2. Marco Normativo (Colombia)

El presente documento se rige por lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia (Art. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 (Ley General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes y complementarias que regulan el derecho fundamental de Habeas Data.

3. Política de Tratamiento de Datos (Habeas Data)

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ChatListMode adopta la presente política para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.

3.1. Marco Legal y Cumplimiento

Nuestra operación se rige estrictamente por:

• Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: Que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Sentencia C-748 de 2011: De la Corte Constitucional, que declara la exequibilidad del proyecto de ley estatutaria.

3.2. Roles en el Tratamiento (Responsable vs. Encargado)

En el contexto de nuestra plataforma SaaS (Software as a Service):

• El CLIENTE (Usted) actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos de sus usuarios finales (destinatarios de WhatsApp). Usted garantiza que cuenta con la autorización previa y expresa de dichos terceros.
• ChatListMode actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Realizamos el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable (Usted) para prestar el servicio de gestión de mensajería, limitándonos a las finalidades contratadas.

3.3. Finalidad de la Recolección

Los datos recolectados y procesados a través de la plataforma tienen como finalidades exclusivas:

• Gestionar el envío y recepción de mensajes a través de la API de WhatsApp Business.
• Almacenar el historial de conversaciones para consulta del Cliente.
• Generar reportes analíticos y métricas de rendimiento.
• Garantizar la seguridad y el funcionamiento técnico de la plataforma.

3.4. Principios Rectores

Aplicamos los siguientes principios en el tratamiento de datos:

• Legalidad: Tratamiento sujeto a lo establecido por la ley.
• Finalidad: Los datos se recogen con fines legítimos, informados y específicos.
• Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Garantizamos el derecho del titular a obtener información sobre sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos.
• Seguridad: Implementamos medidas técnicas para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Garantizamos la reserva de la información.

3.5. Derechos de los Titulares

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

4. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos (Habeas Data)

4.1. Canales de Atención

Para ejercer sus derechos de Habeas Data, realizar consultas o reclamos relacionados con la protección de datos, puede contactar a nuestro Oficial de Protección de Datos a través de:

• Correo Electrónico: [email protected]
• Asunto Sugerido: Habeas Data / Solicitud de Datos

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, conforme a la ley.

4.2. Derechos que puede ejercer

Cualquier persona titular de los datos puede solicitar en cualquier momento:

• Acceso: Conocer qué datos personales tenemos almacenados sobre usted.
• Corrección: Actualizar sus datos si son inexactos o incompletos.
• Eliminación (Supresión): Solicitar que borremos sus datos de nuestras bases de datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos.

4.3. Verificación de Identidad

Para proteger sus datos y evitar fraudes o suplantaciones, solicitaremos información mínima para verificar que usted es el titular legítimo antes de entregar cualquier información. El proceso incluye:

• Validación del correo electrónico registrado en la plataforma.
• Confirmación de datos de interacción recientes (ej. fecha aproximada de último acceso o asunto de últimos mensajes) que solo el titular debería conocer.
• En casos de duda razonable, podremos solicitar documento de identidad.

Nota: Nunca entregaremos datos a terceros no autorizados sin un poder legal válido.

4.4. Entrega de Información (Clara y Gratuita)

La información solicitada se entregará de forma gratuita y en un formato legible y comprensible. Usted recibirá un reporte que incluye:

• Datos de contacto almacenados (Email, Nombre, Teléfono).
• Historial de interacciones relevantes (Logs de chat, tickets).
• Datos técnicos de conexión (IP, Timestamps).
• Finalidad específica del tratamiento de dichos datos.

4.5. Ejemplo de Respuesta al Usuario

Al solicitar un reporte de sus datos, usted recibirá un correo con una estructura similar a la siguiente:

5. Seguridad de la Información y Plataforma

ChatListMode implementa un enfoque de "Seguridad por Diseño" (Security by Design), estableciendo controles razonables y adecuados para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información:

5.1. Infraestructura y Cifrado

• Cifrado en Tránsito: Todas las comunicaciones entre su navegador/dispositivo y nuestros servidores están cifradas mediante protocolos SSL/TLS (HTTPS) con certificados de seguridad actualizados.
• Protección de Datos Almacenados: Los datos sensibles se alojan en servidores seguros con controles de acceso restringidos y medidas de seguridad física y lógica.
• Alojamiento Seguro: Nuestra infraestructura está alojada en Amazon Web Services (AWS), aprovechando sus certificaciones de seguridad globales (ISO 27001, SOC 2).

5.2. Control de Acceso y Autenticación

• Autenticación Segura: Implementamos gestión de sesiones protegida y validación de credenciales.
• Acceso Restringido: El acceso a los datos de producción está limitado estrictamente al personal técnico indispensable para el mantenimiento del servicio, bajo acuerdos de confidencialidad (NDA).
• Auditoría: Mantenemos registros (logs) de accesos y actividades críticas para trazabilidad interna.

5.3. Continuidad del Negocio y Respaldo

• Copias de Seguridad: Realizamos backups periódicos de la información crítica para facilitar su recuperación en caso de incidentes.
• Disponibilidad: Nuestra arquitectura está diseñada para minimizar interrupciones del servicio mediante el uso de servicios en la nube confiables.

5.4. Monitoreo y Mantenimiento

• Actualizaciones de Seguridad: Mantenemos nuestras librerías y dependencias actualizadas para mitigar vulnerabilidades conocidas.
• Monitoreo del Servicio: Supervisamos continuamente el estado y rendimiento de la plataforma para detectar y corregir anomalías.

5.5. Respuesta a Incidentes

Contamos con un protocolo de respuesta a incidentes que incluye:

• Detección y contención de amenazas de seguridad.
• Investigación interna para determinar el origen y alcance del incidente.
• Notificación a las autoridades y a los usuarios afectados en los plazos legales establecidos en caso de comprometerse datos personales.

6. Uso de la Plataforma y Normativa WhatsApp

6.1. Cumplimiento con Meta y WhatsApp Business

ChatListMode utiliza la API oficial de WhatsApp Business (Cloud API) proporcionada por Meta. El uso de nuestra plataforma implica la aceptación y cumplimiento obligatorio de las siguientes políticas de Meta:

• Política de WhatsApp Business
• Política de Comercio de WhatsApp

6.2. Gestión del Consentimiento (Opt-in)

Es requisito indispensable que el Cliente obtenga el consentimiento explícito (Opt-in) de sus usuarios finales antes de iniciar cualquier conversación. ChatListMode provee las herramientas para gestionar la comunicación, pero la responsabilidad legal del consentimiento recae sobre el Cliente. El Opt-in debe:

• Indicar claramente que la persona recibirá mensajes a través de WhatsApp.
• Incluir el nombre de la empresa que enviará los mensajes.
• Cumplir con las leyes locales aplicables.

6.3. Calidad y Categorización de Plantillas

Para mantener la integridad del ecosistema, WhatsApp monitorea la calidad de los mensajes. ChatListMode facilita la gestión de plantillas bajo las categorías oficiales:

• Utilidad: Confirmaciones, actualizaciones de pedidos (Post-compra).
• Autenticación: Códigos de verificación (OTP).
• Marketing: Promociones, novedades y ofertas (Requieren Opt-in estricto).
• Servicio: Respuestas a consultas de usuarios (Ventana de 24 horas).

El envío de mensajes de baja calidad o reportados frecuentemente como spam puede resultar en la degradación de la calidad del número o la suspensión del servicio por parte de Meta.

6.4. Prohibiciones Específicas

Queda estrictamente prohibido el uso de ChatListMode para:

• Enviar mensajes masivos no solicitados (SPAM).
• Comercializar productos ilegales, drogas, armas, tabaco, o servicios de apuestas.
• Recolectar datos sensibles sin autorización explícita.

6.5. Tratamiento de Datos de Terceros

ChatListMode actúa como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de los clientes finales (los contactos de WhatsApp de nuestros usuarios). El usuario actúa como Responsable del Tratamiento y garantiza que cuenta con la autorización necesaria de sus clientes para procesar sus datos a través de nuestra plataforma.